Aufbewahrung von Belegen: Wer, welche und wie lange?

Mit der Steuererklärung des Jahres 2017 müssen Steuerzahler dem Finanzamt keine Belege mehr einreichen. Es gilt künftig der Grundsatz, dass Belege nur noch dann vorgelegt werden müssen, wenn das Finanzamt dazu auffordert. Doch wie lange muss bzw. sollte wer welche Belege aufbewahren?

Über die die Aufbewahrungsfristen und -pflichten verschiedener Belegarten und Personengruppen informierte das Landesamt für Steuern Rheinland-Pfalz aktuell in einer Pressemitteilung:

Wie langen sollten Belege aufbewahrt werden?

Für die meisten Steuerbürger gilt, dass sie Belege grundsätzlich bis zum Ablauf der Einspruchsfrist (endet einen Monat nach Erhalt des Steuerbescheids) und nach Einlegung eines Einspruchs oder einer Klage bis zum endgültigen Abschluss des Verfahrens aufbewahren sollten. Belege, die für mehrere Jahre von Bedeutung sind (z.B. ärztliche Atteste) sollten entsprechend länger aufbewahrt werden. Sollte der Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen oder vorläufig sein, sollten die Belege ebenfalls aufbewahrt werden (Angaben hierzu finden sich in den Erläuterungstexten am Ende des Steuerbescheids).

Besondere Regelung für Zuwendungsnachweise

Eine besondere Regelung gilt für Zuwendungsnachweise, also Bescheinigungen für Spenden und Mitgliedsbeiträge an als gemeinnützig anerkannte Vereine und Einrichtungen: Diese müssen bis zu einem Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids aufbewahrt werden, wenn sie nicht zuvor vom Finanzamt angefordert wurden.

Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück

Darüber hinaus müssen Privatpersonen weitere Belege aufbewahren: Für Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, sind Rechnungen für die Dauer von zwei Jahren aufzubewahren. Das können beispielsweise Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen sein. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Privatpersonen mit Fotovoltaikanlage

Einnahmen aus dem Betrieb einer Fotovoltaikanlage gehören zu den Einkünften aus Gewerbebetrieb. Dementsprechend gilt auch für Betreiber einer Fotovoltaikanlage, die Strom in das öffentliche Stromnetz einspeisen, eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für die zugehörigen Unterlagen.

Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende, Freiberufler und Landwirte

Für gewerblich, selbstständig oder land- und forstwirtschaftlich tätige Steuerpflichtige haben sich keine Änderungen ergeben. Diese haben - wie auch bisher - die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Für diese Berufsgruppen gelten daher besondere Aufbewahrungsfristen, die bis zu zehn Jahre betragen. So müssen beispielsweise Buchungsbelege für die Steuererklärung 2017 in der Regel bis zum 31.12.2027 aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen für Steuerpflichtige mit bedeutenden Überschusseinkünften

Haben Steuerbürger Überschusseinkünfte (d.h. als Arbeitnehmer, aus nicht der Abgeltungsteuer unterliegendem Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung oder sonstige Einkünfte), die in der Summe höher als 500.000 Euro pro Jahr sind, so müssen Belege und Aufzeichnungen in diesem Zusammenhang grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt werden.

Anteilen an ausländischen Drittstaat-Gesellschaften

Das gleiche gilt ab 2018 auch für Steuerpflichtige, die allein oder zusammen mit nahestehenden Personen unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden oder bestimmenden Einfluss auf gesellschaftsrechtliche, finanzielle oder geschäftliche Angelegenheiten einer Drittstaat-Gesellschaft ausüben können.

(LfS Rheinl.-Pf. / STB Web)

Artikel vom: 09.01.2018

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